Jan Zeren // Kanzleidigitalisierung
Erstgespräch
01Prozesse · Standardisierung · KI

Ihre Kanzlei hat kein Softwareproblem.Sie hat ein Prozessproblem.

Prozessoptimierung, Standardisierung und Automatisierung für DATEV-Kanzleien. Alles, was ich empfehle, läuft zuerst in meiner eigenen Kanzlei. Von Steuerberatern für Steuerberater, ohne Folienwissen und ohne leere Versprechen.

Kostenfreies Erstgespräch buchenProzesscheckup ansehen
  • Steuerberater und Kanzleiinhaber, kein Software-Vertrieb
  • DATEV-Prozesse aus der täglichen Arbeit
  • KI-Einsatz DSGVO- und § 203 StGB-konform
  • Umsetzung inklusive, nicht nur Konzeptpapier
Jan Zeren, Steuerberater
Alles erprobt in der eigenen Kanzlei
Jan Zeren

Steuerberater · Managing Partner der ETL Berk, Zeren & Kollegen GmbH Steuerberatungsgesellschaft

02Von Steuerberatern für Steuerberater

Beratung von jemandem, der montags selbst im Fristenmanagement steht.

Ich bin Steuerberater und führe mit der ETL Berk, Zeren & Kollegen GmbH Steuerberatungsgesellschaft meine eigene Kanzlei an den Standorten Düsseldorf und Mettmann. Prozessberatung ist für mich kein Produkt, das ich mir am Schreibtisch ausgedacht habe, sondern die Antwort auf Probleme, die ich selbst hatte.

Jeder Prozess, jedes Werkzeug und jede Automatisierung, die ich Ihnen empfehle, läuft vorher in meiner eigenen Kanzlei im Echtbetrieb. Was dort nicht funktioniert, kommt bei Ihnen nicht auf den Tisch. Das ist der Unterschied zu einer Agentur, die Ihnen erklärt, wie Buchführung theoretisch ablaufen sollte.

Keine leeren Versprechen. Nur Prozesse, die den Kanzleialltag überleben.
  • 01

    Kanzleiinhaber, nicht Berater von außen

    Ich kenne den Druck aus Fristen, Personalmangel und Mandantenerwartungen aus eigener Verantwortung. Diskussionen über Machbarkeit erledigen sich damit von selbst.

  • 02

    DATEV bis in die Tiefe, nicht nur an der Oberfläche

    Kanzlei-Rechnungswesen, Unternehmen online, DMS, Erstellung von Abschlüssen und Erklärungen: Wir sprechen über die Masken, in denen Ihr Team täglich arbeitet.

  • 03

    Berufsrecht als Bedingung, nicht als Fußnote

    KI und Automatisierung werden so aufgesetzt, dass Verschwiegenheitspflicht und Datenschutz tragen. Ohne diese Grundlage wird bei mir kein Tool eingeführt.

03Ausgangslage

Die Symptome kennen Sie besser als jeder Berater.

Es sind nie die großen Katastrophen, die eine Kanzlei ausbremsen. Es sind die zwanzig kleinen Reibungspunkte, die jeden Tag ein paar Minuten kosten und am Jahresende in Wochen gerechnet werden.

  • Posteingang ohne klaren Weg

    Papier, PDF, Portal und E-Mail laufen parallel. Wer was wann bearbeitet, entscheidet sich situativ statt nach Regel.

  • Fristen im Kopf statt im System

    Die Übersicht hängt an einzelnen Personen. Fällt jemand aus, fällt die Kontrolle mit aus.

  • Belegvorlauf, der jeden Monat neu verhandelt wird

    Mandanten liefern unterschiedlich, unvollständig und spät. Die Kanzlei kompensiert das mit Nacharbeit statt mit Standard.

  • Wissen, das nirgendwo steht

    Wie ein Mandat bearbeitet wird, wissen zwei Leute. Dokumentiert ist es nicht, weiterzugeben dauert Monate.

  • Einarbeitung, die jedes Mal von vorn beginnt

    Ohne beschriebene Soll-Prozesse ist jede Neueinstellung ein Projekt statt ein Ablauf.

  • KI-Experimente ohne Rahmen

    Einzelne im Team nutzen längst KI-Werkzeuge. Ob das mit Verschwiegenheitspflicht und Datenschutz vereinbar ist, hat niemand geprüft.

Keines dieser Themen ist ein Softwarethema.Alle sind Prozessthemen.

Deshalb beginnt jede Zusammenarbeit mit einer nüchternen Bestandsaufnahme und nicht mit einer Produktempfehlung.

04Kernleistung

Der Prozesscheckup in drei Phasen

Erst verstehen, dann entscheiden, dann umsetzen. Jede Phase ist ein eigenständiges Ergebnis und einzeln oder als Paket buchbar. Sie können also nach jeder Phase entscheiden, ob und wie es weitergeht.

01
Phase 1 · Bestandsaufnahme

Wir schauen uns an, wie Ihre Kanzlei tatsächlich arbeitet

Im ersten Call nehmen wir die aktuell wichtigsten Prozesse Ihrer Kanzlei auf, von der Organisation bis in die operative DATEV-Arbeit. Beschrieben wird nicht der Wunschzustand, sondern das, was montags wirklich passiert.

  • Organisation: Posteingang, Fristenmanagement, Mandantenschriftverkehr
  • Operativ: Buchführung in Kanzlei-Rechnungswesen und Unternehmen online
  • Erstellung von Steuererklärungen und Jahresabschlüssen
  • Dokumentation der Ist-Prozesse plus detaillierte schriftliche Auswertung
Ergebnis: Ist-Dokumentation und Potenzialauswertung
02
Phase 2 · Soll-Konzept

Wir entscheiden gemeinsam, was sich zuerst lohnt

Im zweiten Termin gehen wir die identifizierten Potenziale durch und priorisieren nach Aufwand und Wirkung. Daraus entsteht ein konkreter Umsetzungsplan und eine Soll-Prozessdokumentation.

  • Priorisierung der Potenziale nach Aufwand und Wirkung
  • Konkreter Umsetzungsplan mit Reihenfolge und Verantwortlichkeiten
  • Soll-Prozessdokumentation als verbindliche Arbeitsgrundlage
  • Später direkt als Kanzleihandbuch weiterverwendbar
Ergebnis: Soll-Prozesse und Umsetzungsplan
03
Phase 3 · Implementierung

Wir setzen um, statt Ihnen ein Konzept zu hinterlassen

In der dritten Phase geht es an die tatsächliche Umsetzung. Prozesse werden eingeführt, Werkzeuge eingerichtet, Automatisierungen gebaut und Ihr Team wird mitgenommen, bis die neuen Abläufe im Alltag halten.

  • Einführung der Soll-Prozesse im Team
  • Einrichtung und Automatisierung im DATEV-Umfeld
  • Schulung und Begleitung der Mitarbeitenden
  • Nachjustierung nach den ersten Wochen im Echtbetrieb
Ergebnis: Prozesse, die im Alltag laufen
Investition
ab 5.000 EURnetto

Der Preis hängt von Kanzleigröße, Anzahl der betrachteten Prozesse und Umfang der Umsetzung ab und wird deshalb individuell kalkuliert. Der genannte Betrag ist eine Orientierung, damit Sie einen realistischen Rahmen im Kopf haben.

Ablauf: kostenfreies Erstgespräch, Abstimmung des Umfangs, offizielles Angebot, Terminierung.

Kostenfreies Erstgespräch buchenAblauf im Detail ansehen
05KI im Kanzleialltag

KI, die im Mandat einsetzbar ist und nicht nur auf der Messe gut aussieht

KI ist in den Kanzleien angekommen, meist über einzelne Mitarbeitende und ohne verbindlichen Rahmen. Genau das ist das Risiko. Ich zeige Ihnen, wo der Einsatz heute messbar Zeit spart, und unter welchen Bedingungen er berufsrechtlich vertretbar bleibt.

Anwendungsfälle, die sich in der Praxis rechnen
  • 01Mandantenschriftverkehr und Standardkorrespondenz vorbereiten lassen, statt jedes Schreiben neu zu formulieren
  • 02Unterlagen und Belege vorstrukturieren, bevor sie in die Buchführung laufen
  • 03Fachliche Recherchen aufbereiten, mit Pflicht zur Quellenkontrolle durch den Berufsträger
  • 04Internes Kanzleiwissen durchsuchbar machen, statt es in einzelnen Köpfen zu lassen
  • 05Auswertungen und Mandantenberichte automatisiert vorbereiten
  • 06Wiederkehrende Prüfschritte standardisieren, etwa den Abgleich von Bescheid und Erklärung
Nicht verhandelbar

Bedingungen, ohne die ich kein Werkzeug einführe

Datenschutz und Verschwiegenheitspflicht sind zwei getrennte Rechtskreise. Wer nur an die DSGVO denkt, hat die berufsrechtliche Seite noch offen.

  • Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO liegt vor
  • Zusätzliche Verschwiegenheitsvereinbarung mit Belehrung über die Folgen des § 203 StGB, die AVV allein genügt dafür nicht
  • Training des Modells mit Mandantendaten vertraglich ausgeschlossen
  • Serverstandort und eingesetzte Subdienstleister dokumentiert
  • Fachliche Letztentscheidung bleibt beim Berufsträger, kein automatisierter Versand ohne Freigabe
  • Verbindliche Freigabeliste zulässiger Werkzeuge, damit Schatten-KI im Team endet

Als Orientierung dient unter anderem der FAQ-Katalog der Bundessteuerberaterkammer zum Einsatz von KI in der Steuerberatung. Diese Darstellung ersetzt keine rechtliche Prüfung des Einzelfalls.

KI-Themen im Kanzleicoaching ansehen
Jan Zeren im Beratungsgespräch
Jan Zeren bei einem Vortrag
06Über mich

Jan Zeren

Steuerberater · Managing Partner der ETL Berk, Zeren & Kollegen GmbH Steuerberatungsgesellschaft

Mein Tagesgeschäft ist die Beratung von Unternehmen und Unternehmern im nationalen und internationalen Steuerrecht, von Umstrukturierungen über grenzüberschreitende Strukturen bis zur laufenden Compliance. Parallel dazu führe ich meine eigene Kanzlei mit Standorten in Düsseldorf und Mettmann.

Der Digitalisierungsteil ist nicht als Beratungsprodukt entstanden, sondern aus Notwendigkeit. Ich habe die Abläufe in meiner eigenen Kanzlei standardisiert, dokumentiert und schrittweise automatisiert, von der Belegverarbeitung bis zu KI-gestützten Auswertungen und Vorlagen. Was sich dort bewährt hat, gebe ich weiter.

Weil ich beide Seiten kenne, die fachliche und die technische, müssen wir im Projekt nicht übersetzen. Sie erklären mir nicht, wie eine Buchführung aufgebaut ist, und ich erkläre Ihnen nicht, warum ein Werkzeug theoretisch Zeit sparen würde.

Kurzprofil
  • RolleSteuerberater und Managing Partner
  • KanzleiETL Berk, Zeren & Kollegen GmbH
  • StandorteDüsseldorf und Mettmann
  • SchwerpunkteNationales und internationales Steuerrecht, Umstrukturierungen, E-Commerce, Immobilien
  • SystemeDATEV Kanzlei-Rechnungswesen, Unternehmen online, DMS, KI-gestützte Automatisierung
  • SprachenDeutsch und Englisch
08Weitere Leistungen

Nicht jede Kanzlei braucht sofort das große Projekt

Deshalb gibt es drei kleinere Zugänge mit klaren Preisen, die Sie direkt buchen können, ohne vorher ein Projekt aufzusetzen.

  • 01

    Kanzleicoaching

    Regelmäßige Gruppencalls zu KI im Kanzleialltag, eine WhatsApp-Gruppe für Fragen zwischendurch, laufend aktualisierte Dokumentenvorlagen und KI-Skills. In den höheren Varianten zusätzlich persönliche Termine mit mir.

    ab 29,99 EURpro Monat
    Varianten vergleichen
  • 02

    Sparringscall, 60 Minuten

    Eine Stunde, ein Thema, Ihre Agenda. Ob DATEV-Prozess, KI-Werkzeug, Preisgestaltung oder eine Entscheidung, bei der Sie einen zweiten Kopf brauchen. Direkt bezahlbar und direkt terminierbar.

    180 EURpro Stunde
    Call buchen
  • 03

    Automatisierung eines konkreten Prozesses

    Sie haben einen Ablauf im Kopf, der endlich von allein laufen soll. Wir klären ihn in einem kostenfreien Kurzgespräch, schneiden den Umfang zu, danach folgen Angebot, Konzeption und Umsetzung.

    Preis auf Anfragenach Scope
    Ablauf ansehen
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09Häufige Fragen

Was Kolleginnen und Kollegen vorher wissen wollen

Ihre Frage steht nicht dabei?

Dann schreiben Sie mir kurz oder nehmen sich direkt einen Termin. Beides ist unverbindlich.

info@clever-tax.de
Termin aussuchen

Für die Bestandsaufnahme rechnen Sie mit rund zwei Stunden, für den Auswertungstermin mit einer bis zwei Stunden. Beides bewusst kompakt, weil ich weiß, dass Ihre Zeit das knappste Gut in der Kanzlei ist. Der Aufwand in der Umsetzungsphase hängt vom gewählten Umfang ab und wird vorher festgelegt.

10Nächster Schritt

Ein Gespräch reicht, um zu wissen, ob es passt.

Im kostenfreien Erstgespräch klären wir Ihren Bedarf, den sinnvollen Startpunkt und den Umfang. Danach erhalten Sie ein schriftliches Angebot. Kein Verkaufsskript, kein Druck, keine Toolpräsentation.

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  • 01

    Termin aussuchen

    Direkt im Kalender, ohne Formularschleife.

  • 02

    Bedarf klären

    Wir sprechen über Ihre Prozesse und den Startpunkt.

  • 03

    Angebot erhalten

    Schriftlich, mit festem Umfang und Preis.

Jan Zeren // Kanzleidigitalisierung

Jan Zeren, Steuerberater · ETL Berk, Zeren & Kollegen GmbH Steuerberatungsgesellschaft · Düsseldorf und Mettmann